Der “unendliche Praktikant” – KI-Automatisierung in der Praxis

Ausgangssituation

Ein regionaler Handwerksbetrieb im Bereich Heizung und Klimatechnik mit 30 Mitarbeitern kämpfte mit einem typischen Problem: Das Vertriebsteam ertrank in Routinearbeit. Drei Stunden pro Tag gingen dafür drauf, Anfrage-E-Mails zu lesen, Daten manuell ins CRM einzutippen und Standard-Angebote als PDF zu erstellen.

Die Folgen waren gravierend: Langsame Reaktionszeiten, verlorene Leads am Wochenende und frustrierte Mitarbeiter, die eigentlich verkaufen wollten.

Meine Lösung

Intelligenter E-Mail-Parser

Ich entwickelte einen lokalen KI-Agenten (keine Kundendaten verlassen das Unternehmen), der eingehende Angebotsanfragen automatisch liest, die relevanten Daten extrahiert und das CRM selbstständig befüllt.

Angebots-Assistent

Das System generiert nun automatisch einen Angebots-Entwurf als PDF und legt ihn im Entwurfsordner des zuständigen Verkäufers ab. Eine 10-Sekunden-Prüfung, dann raus damit.

Interner Wissens-Bot

Zusätzlich baute ich einen technischen Support-Chatbot, trainiert auf über 500 technische Handbücher des Unternehmens. Die Techniker im Außendienst können per SMS technische Fragen stellen und erhalten sofort Antworten – direkt vom digitalen Experten.

Ergebnisse

• 5 Minuten statt 4 Stunden – Antwortzeit auf neue Leads
• 15 Stunden/Woche eingespart – ca. 20.000€/Jahr an Personalkosten
• Null Tippfehler – in Kundenverträgen und Angeboten
• Projektdauer: 6 Wochen bis zum produktiven Einsatz

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